Inventory Bidang Pembangkitan

Posted on Updated on


Inventory adalah bagian dari managemen material yang mempunyai fungsi  kontrol terhadap material sehingga menghasilkan keadaan yang seimbang dalam proses produksi. Khusus untuk bidang pembangkitan, inventory adalah bidang yang bertugas untuk mendukung kesiapan unit pembangkit dalam proses produksi pembangkitan listrik. Di bawah ini adalah Diagram Proses Bisnis Pembangkitan :

Gambar 1. Diagram Proses Bisnis Pembangkitan

Alasan / tujuan dalam menerapkan kebijakan pengendalian persediaan adalah sebagai berikut :

1. Keseragaman pengelolaan persediaan di seluruh unit pembangkitan.

2. Mengelompokkan material persediaan sesuai dengan kriteria yang  sejenis berdasarkan kriteria kekritisan, ketersediaan dan usage, sehingga kita dapat memberikan perlakuan / pengendalian yang

berbeda sesuai dengan kriteria stok material.

3. Untuk mengetahui bagaimana stock item material dikontrol, kapan harus dipesan dan seberapa banyak harus dipesan dengan cara menggunakan alat bantu analisa ABC dan seting ROP / ROQ. Dimana ROP singkatan dari Re Order Point adalak stok akhir minimal material harus dilakukan pengadaan kembali. Sedangkan ROQ singkatan dari Re Order Quantity yaitu jumlah pemesanan dalam pengadaan kembali. Besaran ROP maupun ROP berdasarkan dari kekritisan material, ketersediannya di pasaran, maupun nilai penggunaan dalam periode 1 tahun.

Menggunakan salah satu fungsi analisa ABC untuk mengetahui apa dan bagaimana material dikontrol, sedangkan seting ROP/ROQ digunakan untuk menjawab kapan dan berapa banyak stok item material harus dipesan.

4. Dicapainya titik setimbang di manajemen persediaan yakni memaksimumkan service level, meminimumkan nilai persediaan.

Alasan ke 4 adalah puncak dari target pengelolaan inventory dalam bidang pembangkitan.

Karena pembangkit seperti PLTU mempunyai peralatan yang sangat banyak dengan ratusan komponen yang ada pada unit PLTU dengan berbagai macam manufaktur, sehingga sangat diperlukan keahlian dalam pengelolaan material baik material dengan part number, material umum, maupun material distribusi.

Material dengan part number

Material jenis ini merupakan material dengan karakteristik material spesifik dan juga merupakan produk dari sebuah manufacturer / pabrikan yang mempunyai part number tertentu. Part number memudahkan kita untuk mendefinisikan sebuah material, sehingga akan mempermudah dalam pengadaan suatu material di suatu unit pembangkitan. Biasanya hanya dengan mendefinisikan nama item material, manufacturer, tipe dan juga part number sudah dapat ditentukan spesifikasi yang mewakili material tersebut.

Material Umum

Material jenis ini biasanya mempunyai spesifikasi yang umum, sehingga banyak pabrikan yang dapat memproduksi  material ini. Cara penamaan material ini diperlukan atribut yang panjang sehingga dapat mendefinisikan materil tersebut secara tepat. Misalnya baut, maka diperlukan atribut diameter baut, materialnya, panjang baut, spesifikasi ulir dan bentuk kepala baut.

Material distribusi

Material jenis ini merupakan material yang akan habis ketika proses produksi listrik berlangsung. Seperti pada PLTU maka yang termasuk material jenis ini adalah batubara, BBM, minyak pelumas, grease dan lain sebagainya.

Dalam pengelolaan material dengan ketiga jenis tersebut harus dilakukan secara berbeda sesuai dengan karakteristiknya. Kita dapat membedakan karakteristik material di atas dengan bantuan analisa ABC. Dimana analisa ABC ini akan digunakan untuk tiga kategori yaitu : pertama material akan dibedakan berdasarkan sifat kekritisan, kedua material ketersediaan dan ketiga material berdasarkan nilai kegunaan.

Material Berdasarkan Kekritisannya

Material berdasarkan kekritisannya maksudnya adalah seberapa besar material tersebut berdampak jika material tersebut mengalami kegagalan atau kerusakan. Dalam proses bisnis pembangkitan dapat kita bagi menjadi tiga kategori yaitu :

  1. A.      Level A, jika material menyebabkan trip unit sehingga proses pembangkitan listrik berhenti total. Material ini dapat kita telusuri dengan cara analisa penyebab terjadinya trip. Atau dengan kata lain kita dapat telusuri dengan proteksi pada pebangkitan yang akan menyebabkan trip. Trip itu sendiri bertujuan untuk menjaga keselamatan pekerja, unit pembangkit secara keseluruhan dan juga lingkungan sekitar, untuk menghindari dampak kerugian yang sangat besar. Diperlukan pengalaman dan koordinasi dari ahli pembangkitan dari bagian pemeliharan mekanik, listrik, maupun instrument dalam menentukan material-material yang masuk dalam kategori kekritisan A. Penentuan material-material tersebut sangat diperlukan berkaitan dengan potensi kerugian yang begitu besar ketika material tersebut rusak dan tidak tersedianya material tersebut akan berakibat tidak beroperasinya unit pembangkit. Apalagi ditambah dengan ketersedian yang sulit akan menambah sangat besarnya potensi kerugian yang akan ditimbulkan. Maka untuk menghindarinya diperlukan minimum stock untuk material –material ini.
  2. B.      Level B, jika material tersebut akan mengakibatkan penurunan kapasitas produksi secara signifikan tetapi tidak sampai menimbulkan trip unit. Material ini biasanya berkaitan dengan equipment dengan pengoperasian dua equipment atau lebih saat operasi dengan beban penuh. Contoh dalam PLTU, menggunakan dua pulverizer dalam operasi beban penuh, maka material yang ada tersebut bisa dikategorikan material dengan kategori kekritisan B.
  3. C.      Level C, jika material ini tidak berdampak pada trip unit maupun derating. Material jenis ini umumnya dapat dilakukan kontrak payung dalam pengadaannya dan tidak perlu dilakukan stok yang ketat.

Material Berdasarkan Ketersediannya

Ketersedian suatu material merupakan salah satu dari tiga kategori dalam analisa ABC. Karena akan mempengaruhi proses pengadaan material atau jasa. Berdasarkan ketersedianya material dapat dikategorikan menjadi :

  1. A.      Level A, yaitu material yang dalam proses pengadaannya memerlukan waktu yang sangat lama lebih dari 90 hari. Sebelumnya perlu kita ketahui istilah yang berkaitan dengan waktu pengadaan yaitu Lead Time.

Internal Lead Time

Internal Lead Time merupakan waktu yang diperlukan dalam proses pengadaan yang terkait kebutuhan proses adminitrasi pada internal perusahaan. Mulai dari evaluasi pengadaan yang dilakukan oleh inventory, kemudian konfirmasi harga oleh tim Rencana Anggaran Biaya (Tim RAB), terus approval yang dilakukan oleh manajemen, dan proses negosiasi oleh panitia pengadaan, serta proses quality control dan pemeriksaan oleh logistic.

External Lead Time

External Lead Time adalah waktu yang diperlukan oleh suplayer material dalam pengadaan sampai material di gudang.

  1. B.      Level B, yaitu material yang proses pengadaanya dengan waktu sedang sekitar 30 hari sampai maksimal 90 hari. Material dalam kategori ini termasuk didalamnya adalah material umum yang dapat diproduksi lebih dari 2 pabrikan, tidak seperti material dengan kategori A yang cenderung satu pabrikan yang dalam pengadaannya memerlukan waktu pemesanan yang lama karena harus diproduksi secara specific dan langka di pasaran.
  2. C.      Level C, yaitu material yang proses pengadaannya cepat kurang dari 30 hari. Material kategori jenis ini merupakan barang pasaran sehingga dapat di suplai oleh banyak vendor. Dan khusus barang seperti ini bisa dilakukan kontrak payung yang tujuannya adalah meningkatkan service level dan mengurangi stok persedianya. Biasanya juga termasuk dalam kategori material fast moving.

 

Material berdasarkan Nilai Pemakaian Dalam Satu Periode

  1. A.      Level A, adalah material yang nilai pemakaiannya (harga satuan dikalikan dengan jumlah item) dalam periode tertentu di atas Rp. 500 juta.
  2. B.      Level B, , adalah material yang nilai pemakaiannya (harga satuan dikalikan dengan jumlah item) dalam periode tertentu di antara Rp. 100 juta – Rp. 500 juta.
  3. C.      Level C, , adalah material yang nilai pemakaiannya (harga satuan dikalikan dengan jumlah item) dalam periode tertentu di bawah Rp. 100 juta.

Analisa ABC ini digunakan untuk mengetahui nilai pemakaian dari setiap kelompok item barang sehingga dapat diketahui bagaimana cara melakukan kontrolnya (manual / otomatis).

Sehingga jika dibuat tabel maka akan didapat perlakuan masing masing material adalah sebagai berikut :

Kriteria ServiceLevel Turn over(Tahunan) ReorderAlgorithm ReorderAlgorithm Strategipembelian yang

direkomendasikan

(%)
AAA 99.99 0-1 00 1. Menentukan nilai ROP/ROQsecara manual. 1. Melakukan Kontrak/POsecara manual
2. Melakukan Process ROStores menjadi RO Buy secara

manual.

2. Tidak Kontrak payung
AAB 99.99 0-1 00 1. Menentukan nilai ROP/ROQsecara manual. 1. Melakukan Kontrak/PO secara manual.
2. Menentukan nilai ROP/ROQsecara manual. 2. Tidak Kontrak payung
AAC 95-98 3-5 00 1. Menentukan nilai ROP/ROQsecara manual. 1. Melakukan Kontrak/PO secara manual.
2. Melakukan Process RO Stores menjadi RO Buy secaramanual. 2. Tidak Kontrak payung
ABA 97 1-2 00 1. Menentukan nilai ROP/ROQsecara manual. 1. Melakukan Kontrak/PO secara manual.
2. Melakukan Process RO Stores menjadi RO Buy secara manual. 2. Tidak Kontrak payung
ABB 97 2-3 00 1. Menentukan nilai ROP/ROQsecara manual. 1. Melakukan Kontrak/PO secara manual.
2. Melakukan Process RO Stores menjadi RO Buy secaramanual. 2. Tidak Kontrak payung
ABC 95 3-4 00 1. Menentukan nilai ROP/ROQsecara manual. 1. Melakukan Kontrak/PO secara manual.
2. Melakukan Process RO Stores menjadi RO Buy secara manual. 2. Tidak Kontrak payung
ACA 90 3-5 00 1. Menentukan nilai ROP/ROQsecara manual. 1. Melakukan Kontrak/PO secara manual.
2. Melakukan Process RO Stores menjadi RO Buy secara manual. 2. Tidak Kontrak payung
ACB 90 3-5 00 1. Menentukan nilai ROP/ROQsecara manual. 1. Melakukan Kontrak/PO secara manual.
2. Melakukan Process RO Stores menjadi RO Buy secara manual. 2. Tidak Kontrakpayung
ACB 93 3-4 00 1. Melakukan Setup OP/ROQsecara manual 1. Melakukan Kontrak/PO secara manual.
2. Melakukan Process RO Stores menjadi RO Buy secara manual. 2. Tidak Kontrakpayung
ACC 95 4-6 00 1. Melakukan Setup OP/ROQsecara manual 1. Melakukan Kontrak/PO secara manual.
2. Melakukan Process RO Stores menjadi RO Buy secara manual. 2. Tidak Kontrakpayung
BAA 93 0-1 11 1. Sesuai dengan ROP/ROQ yang dihasilkan oleh ReorderAlgorithm 1. Melakukan Kontrak/PO secara manual.
2. Memprocess RO Stores menjadi RO Buy secara manual 2. Tidak Kontrak payung
BAB 95 1-2 11 1. Sesuai dengan ROP/ROQ yang dihasilkan oleh ReorderAlgorithm 1. Melakukan Kontrak/PO secara manual.
2. Memprocess RO Stores menjadi RO Buy secara manual 2. Tidak Kontrak payung
BAC 95 4-6 11 1. Sesuai dengan ROP/ROQ yang dihasilkan oleh ReorderAlgorithm 1. Melakukan Kontrak/PO secara manual.
2. Memprocess RO Stores menjadi RO Buy secara manual 2. Tidak Kontrak payung
BBA 90 4-6 11 1. Sesuai dengan ROP/ROQ yang dihasilkan oleh ReorderAlgorithm 1. Melakukan Kontrak/PO secara manual.
2. Memprocess RO Stores menjadi RO Buy secara manual 2. Melakukan kontrak payung.
BBB 92 4-6 11 1. Sesuai dengan ROP/ROQ yang dihasilkan oleh ReorderAlgorithm 1. Melakukan Kontrak/PO secara manual.
2. Memprocess RO Stores menjadi RO Buy secara manual 2. Melakukan kontrak payung.
BBC 95 6-8 11 1. Sesuai dengan ROP/ROQ yang dihasilkan oleh ReorderAlgorithm 1. Melakukan Kontrak/PO secara manual.
2. Memprocess RO Stores menjadi RO Buy secara manual 2. Melakukan kontrak payung.
BCA 90 6-9 11 1. Sesuai dengan ROP/ROQ yang dihasilkan oleh ReorderAlgorithm 1. Melakukan Kontrak/PO secara manual.
2. Memprocess RO Stores menjadi RO Buy secara manual 2. Melakukan kontrak payung.
BCB 92 6-9 11 1. Sesuai dengan ROP/ROQ yang dihasilkan oleh ReorderAlgorithm 1. Melakukan Kontrak/PO secara manual.
2. Memprocess RO Stores menjadi RO Buy secara manual 2. Melakukan kontrak payung.
BCC 95 6-9 11 1. Sesuai dengan ROP/ROQ yang dihasilkan oleh ReorderAlgorithm 1. Melakukan Kontrak/PO secara manual.
2. Memprocess RO Stores menjadi RO Buy secara manual 2. Melakukan kontrak payung.
CAA 87 >5 11 1. Sesuai dengan ROP/ROQ yang dihasilkan oleh ReorderAlgorithm 1. Melakukan Kontrak/PO secara manual.
2. Memprocess RO Stores menjadi RO Buy secara manual 2. Melakukan kontrak payung.
CAB 87 >5 11 1. Sesuai dengan ROP/ROQ yang dihasilkan oleh ReorderAlgorithm 1. Melakukan Kontrak/PO secara manual.
2. Memprocess RO Stores menjadi RO Buy secara manual 2. Melakukan kontrak payung.
CAC 87 >5 11 1. Sesuai dengan ROP/ROQ yang dihasilkan oleh ReorderAlgorithm 1. Melakukan Kontrak/PO secara manual.
2. Memprocess RO Stores menjadi RO Buy secara manual 2. Melakukan kontrak payung.
CBA 87 >5 11 1. Sesuai dengan ROP/ROQ yang dihasilkan oleh ReorderAlgorithm 1. Melakukan Kontrak/PO secara manual.
2. Memprocess RO Stores menjadi RO Buy secara manual 2. Melakukan kontrak payung.
CBB 87 >5 11 1. Sesuai dengan ROP/ROQ yang dihasilkan oleh ReorderAlgorithm 1. Melakukan Kontrak/PO secara manual.
2. Memprocess RO Stores menjadi RO Buy secara manual 2. Melakukan kontrak payung.
CBC 87 >5 11 1. Sesuai dengan ROP/ROQ yang dihasilkan oleh ReorderAlgorithm 1. Melakukan Kontrak/PO secara manual.
2. Memprocess RO Stores menjadi RO Buy secara manual 2. Melakukan kontrak payung.
CCA 87 >5 11 1. Sesuai dengan ROP/ROQ yang dihasilkan oleh ReorderAlgorithm 1. Melakukan Kontrak/PO secara manual.
2. Memprocess RO Stores menjadi RO Buy secara manual 2. Melakukan kontrak payung.
CCB 87 >5 11 1. Sesuai dengan ROP/ROQ yang dihasilkan oleh ReorderAlgorithm 1. Melakukan Kontrak/PO secara manual.
2. Memprocess RO Stores menjadi RO Buy secara manual 2. Melakukan kontrak payung.
CCC 87 >5 11 1. Sesuai dengan ROP/ROQ yang dihasilkan oleh ReorderAlgorithm 1. Melakukan Kontrak/PO secara manual.
2. Memprocess RO Stores menjadi RO Buy secara manual 2. Melakukan kontrak payung.

Penjelasan dari seting Analisa ABC :

1. Penentuan kriteria kekritisan (criticality) adalah wewenang dan tanggung jawab user (Bidang Perencanaan & Pengendalian Operasi / Pemeliharaan, Bidang Engineering atau sesuai kebijakan)

2. Penentuan kriteria ketersediaan (avaibility) adalah wewenang dan tanggung jawab Bidang Pengadaan dan Inventory Control

3. Penentuan usage level dalam kriteria stock item material sebagaimana table di atas dilakukan secara otomatis oleh CMMS dalam modul ABC level berdasarkan riwayat pemakaian satu periode sebelumnya.

4. Setiap item material memungkinkan terjadinya perubahan usage level pada setiap periodenya, sehingga akan berubah juga kriteria stock item material nya

5. Usage level D adalah material yang pada periode satu tahun sebelumnya tidak ada pemakaian atau nilai pemakaiannya nol rupiah

6. Kriteria stock item material yang mempunyai usage level D, perlakuan inventory dan pengadaan hanya diberikan kepada item material yang mempunyai kriteria criticality A

7. Tidak semua item material yang masuk dalam kriteria stock item material sebagaimana tabel di atas dapat dilakukan stock di gudang, tetapi harus memperhatikan ha-hal dibawah ini dengan syarat

ketersediaan material tetap terjamin :

i. Jenis kebutuhan (rutin atau non rutin)

ii. Expire date (batas akhir pakai) suatu material

iii. Prosedur penyimpanan dan penanganan material (area, pengaruh lingkungan dll)

8. Hal-hal yang harus diperhatikan dalam pelaksanaan kontrak payung adalah sebagai berikut :

i. Efektifitas pembelian meliputi :

 Nilai barang (harga)

 Ketersediaan dipasaran,

 Jarak tempuh,

 Transportasi

ii. Kesiapan pemasok

iii. Kemampuan penyimpanan

9. Item material yang mempunyai kriteria kekritisan A atau B dan mempunyai perputaran material < 4, apabila berdasarkan kajian ekonomis maupun teknis dengan didasari perhitungan life cycle cost dan revenue hasilnya lebih menguntungkan, maka direkomendasikan untuk melakukan kontrak payung.

10. Perhitungan ROP/ROQ juga dapat diberlakukan sama polanya untuk unit yang menggunakan perhitungan Min / Max karena kebutuhan material dihitung dari kebutuhan masing-masing warehouse.

Terdapat dua target utama dalam manajemen material yaitu servis level material yang tinggi dengan persediaan stock material yang rendah, sehingga dicapainya keseimbangan dalam perputaran materialnya. (disarikan dari Panduan Tata Kelola Dan Identifikasi Risiko Bidang Pembangkitan 2009)

Iklan

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Foto Google+

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s